6 טיפים מנצחים לתכנון אירועים מוצלחים

6 טיפים מנצחים לתכנון אירועים מוצלחים

צריכים לארגן אירוע מאפס – בין אם כנס, חתונה, בר מצווה וכדומה – ואין לכם מושג מאיפה להתחיל? נכון, לא כולנו מפיקי אירועים ממולחים, אבל יש כמה טיפים שיעזרו לכם להתחיל ברגל ימין!

תכננו נכון את הזמן

אחד הדברים הכי חשובים בתכנון אירוע נכון הוא לתכנן את הזמן בצורה חכמה. ככל שתתכננו נכון את הזמן, תהיו יעילים יותר ותחליטו החלטות חכמות יותר. שימו מול העיניים לוח שנה, והחליטו החלטות ברורות עם דדליין- מתי אתם קובעים עם הספקים, עד מתי אתם סוגרים שמלה וחליפה (במקרה של חתונה) וכדומה.

תכננו את התקציב

כבר בתחילת תכנון האירוע כדאי לקבוע תקציב תקרה שאותו לא עוברים. התקציב הזה ימנע מכם למצוא את עצמכם ביום האירוע עם כיס מרוקן לחלוטין. לקביעת תקציב יש אפקט משמעותי על הצלחת האירוע, ולכן אל תקלו בה ראש!

התחילו בבחירת אולם

הדבר הראשון שיש לקבוע כשמתחילים לתכנן אירוע הוא לבחור את האולם, שכן האולם מגיע יד ביד עם התאריך. זה הזמן להתחיל לסייר בין האולמות השונים ולבדוק איזה מתאים בדיוק לצרכים שלכם וכן לתקציב שלכם. חשוב לבחור באולם אמין, כזה שאולי אפילו ביקרתם בו בעבר.

ספקים

אחרי שבחרתם אולם, זה הזמן לעבור לצעד הבא – הספקים. כל מה שאתם צריכים באירוע שלכם, ממזון, אטרקציות, הרצאות, רב לחתונה וכדומה. אפשר להפגש עם כמה ספקים בכל קטגוריה, אבל אל תטביעו את עצמכם עם פגישות על גבי פגישות שרק יבלבלו אתכם. לבסוף, זמן מסוים לפני האירוע תזכרו את הספקים ווודאו את הגעתם!

המלצות

בהמשך לסעיף הקודם, תמיד טוב להתייעץ עם אנשים שערכו אירועים הדומים לשלכם. בקשו המלצות לספקים, לאולמות, ולכל חלק באירוע שלכם. המלצות הן לא חד משמעיות (יכול להיות שמישהו היה מאוד מרוצה מהדיג'יי ומישהו אחר לא), אבל הן נותנות אינדקציה די טובה.

רשימות – החברות הכי טובות שלכם

גם אם אתם לא האנשים הכי מסודרים על הפלנטה, זה הזמן לשים על הפנים מסכת מוניקה ולהצטייד במחברות ורשימות, ואם אתם יותר טכנולוגים, אז באפליקציה. הרשימות יעזרו לכם לעקוב אחר כל הפרטים הקטנים כגדולים, ולוודא שאתם תמיד עם אצבע על הדופק.

והכי חשוב – אל תלחצו, ואל תשכחו להנות מכל התהליך!

כתוב/כתבי תגובה